1. Proposition commerciale
La proposition présente la solution, le contexte et la valeur. Elle sert à convaincre et à cadrer l'offre avant l'engagement formel.
2. Devis
Le devis formalise les prestations, quantités, prix, TVA éventuelle et conditions. Une fois accepté, il devient la référence de l'accord commercial.
3. Facture et mentions de paiement
La facture constate la vente ou la prestation facturée. Sa numérotation doit suivre une séquence chronologique continue. Une facture émise doit conserver son historique ; une correction ultérieure passe par un avoir plutôt que par la modification silencieuse du document d'origine.
- Date ou délai de paiement
- Conditions d’escompte éventuelles
- Taux de pénalités en cas de retard
- Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement lorsqu’elle s’applique en B2B
Suivre l'encaissement
Enregistrez la date et le moyen de paiement afin de distinguer chiffre d'affaires facturé et encaissé. Les relances doivent s'appuyer sur l'échéance réelle du document. Préparez également votre organisation à la facturation électronique lorsque l’opération entre dans le champ de la réforme.
Exemple : conserver une chaîne documentaire compréhensible
Un échange commercial peut commencer par une proposition, se formaliser avec un devis accepté puis se terminer par une facture correspondant à la prestation réalisée. Si une correction est nécessaire ensuite, gardez une trace explicite au lieu d’écraser silencieusement le document précédent.
Avant de passer à l’action
- Conserver la validation du client
- Numéroter les documents de façon cohérente
- Indiquer l’échéance de paiement
- Rapprocher chaque encaissement du document correspondant